Massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di personale universitario

Abstract

Il volume propone il frutto del lavoro svolto nel corso del Progetto UniDOC 2012, che ha visto la collaborazione di archivisti e funzionari provenienti da numerosi Atenei italiani, coadiuvati da esperti di diritto amministrativo e di informatica giuridica, al fine di redigere il “Massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di personale universitario”. Si tratta del primo dei due strumenti gestionali pensati quali guide operative per le operazioni di selezione e, conseguentemente, di conservazione dei documenti dei fascicoli di persona presenti negli archivi universitari. Infatti, a prosecuzione del lavoro incentrato sul fascicolo di personale, docente e tecnico amministrativo, che viene presentato in questa sede, nel 2103 il focus dell’analisi è stato indirizzato sulla documentazione contenuta nel fascicolo di studente, applicando il medesimo approccio metodologico, ormai messo a punto. Per la teoria archivistica, da molti anni ormai, la selezione dei documenti si profila quale momento strategico e qualificante per la conservazione di un archivio ordinato ed efficiente. Le università, al pari degli altri enti pubblici, sono obbligate alla conservazione dei propri archivi, considerati dalla normativa vigente veri e propri beni culturali, giusto quanto prevede il Testo Unico 42/2004. Sono le Soprintendenze ad autorizzare l’eliminazione legale dei documenti ritenuti inutili alla funzione amministrativa e considerati privi di valore storico, e a vigilare sugli archivi universitari e sulla loro gestione complessiva. Il Massimario di selezione ora pubblicato, si propone quale preziosa guida per archivisti e funzionari degli Atenei italiani, a supporto delle operazioni di selezione che, considerata l’evoluzione tecnologica dei supporti documentari, sempre più sembra opportuno collocare già al momento della formazione del documento. Anche per questo motivo si è voluto collegare il massimario alla tabella dei procedimenti amministrativi, degli affari e delle attività poste in essere dall’amministrazione universitaria. L’integrazione del massimario con il titolario di classificazione, nella versione aggiornata al 2012, e con la tabella dei procedimenti amministrativi rappresenta un importante passo verso il completo adempimento degli obblighi previsti dal T.U. 445/2000 per le amministrazioni pubbliche in materia di gestione documentale. A conferma di ciò, il lavoro ha ricevuto l’approvazione del Ministero dei beni e delle attività culturali nel maggio 2013. Il volume si presenta strutturato in due parti. Ad una prima sezione che illustra l’approccio teorico e le scelte metodologiche segue una seconda parte che riporta il massimario di conservazione ed in appendice la tabella dei procedimenti amministrativi.